Trois étés, 15 à 40 élèves : comment Les Sommets de la Mandoline ont donné naissance à Stageboard

En 2024, quand l'association Les Sommets de la Mandoline a organisé sa première édition, Stageboard n'existait pas. Et, surtout, personne ne cherchait encore à le créer.

À l'origine du projet, il y a Marine Moletto. Marine est professeur de mandoline en conservatoire. Elle travaille toute l'année avec des enfants et des adolescents, monte des projets musicaux, prépare des concerts et connaît déjà très bien ce que représente l'organisation d'un stage. C'est elle qui a fondé l'association et qui porte naturellement toute la partie pédagogique.

Et puis il y a moi, Kevin. Je suis développeur de métier, entrepreneur, et je fais partie du bureau de l'association. Mon quotidien, lui, tourne plutôt autour du logiciel, du produit, de l'automatisation et de l'organisation.

Sur le papier, on aurait donc pu imaginer que j'arrive dès la première année avec l'envie de tout informatiser.

Ce n'est pas du tout ce qui s'est passé.

En 2024, je suis surtout en observation. Le stage est porté et organisé par Marine. J'aide quand il faut, je regarde comment tout fonctionne et, surtout, je découvre peu à peu tout le travail invisible qu'il faut absorber avant même que le premier élève arrive.

Les inscriptions. Les documents. Les chèques. Les mails. Les relances. Les tableurs. Les plannings.

Pris séparément, rien de tout cela ne paraît très compliqué. Mais mis bout à bout, cela représente énormément de temps.

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2024 : découvrir l'envers du décor

La première édition réunit 15 élèves pour une semaine de musique en montagne, autour de la mandoline et de la guitare.

Il y a les cours individuels, la musique de chambre, les activités, la vie collective, les repas, les temps de repos et, au bout de la semaine, un concert à préparer.

C'est exactement le genre de projet qu'on aime : quelques jours hors du quotidien, des jeunes qui progressent ensemble, des professeurs disponibles, des groupes qui se forment et une vraie vie de stage.

Mais pendant que les élèves voient surtout la musique et la montagne, l'équipe, elle, voit aussi tout ce qu'il a fallu préparer pour que la semaine puisse simplement fonctionner.

À chaque inscription, nous devons notamment récupérer plusieurs documents :

• une pièce d'identité ;
• une fiche sanitaire ;
• un droit à l'image ;
• le carnet de santé.

Quatre documents par élève. Avec 15 élèves, cela représente déjà environ 60 documents à recevoir, vérifier, classer et parfois réclamer plusieurs fois.

À cela s'ajoutent les bulletins d'inscription papier, les chèques, les mails, les questions des familles et les relances.

Encore une fois, aucune tâche n'est difficile en elle-même.

Le problème, c'est la répétition.

Ouvrir un mail prend quelques secondes. Vérifier un document aussi. Reporter une information dans un tableau ne demande rien d'extraordinaire. Mais répéter ces gestes des dizaines de fois, vérifier ce qui manque, retrouver qui a payé, relancer les bonnes personnes puis remettre le dossier à jour finit par prendre des soirées entières.

C'est surtout cela que j'observe pendant cette première édition.

Je vois Marine consacrer beaucoup de temps à des tâches administratives alors que son temps a beaucoup plus de valeur ailleurs : préparer les cours, réfléchir aux groupes de musique de chambre, construire le répertoire, anticiper les besoins des élèves.

Je commence à me dire que certaines choses pourraient probablement être mieux organisées.

Mais à ce stade, il n'y a ni produit, ni projet logiciel, ni même réellement d'idée de Stageboard.

Il y a simplement un stage qui fonctionne, et quelqu'un qui commence à regarder ses coulisses avec un œil de développeur.

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2025 : un premier outil, simplement pour nous aider

L'année suivante, le stage passe à environ 25 élèves.

Cette fois, je m'implique davantage dans l'organisation et j'essaie de résoudre le problème le plus évident : les inscriptions.

Je crée un petit formulaire en ligne relié au site de l'association, avec le paiement intégré.

L'objectif est très simple : éviter les bulletins papier, supprimer les ressaisies et permettre aux familles de remplir directement les informations dont nous avons besoin.

Je ne cherche pas à construire un produit. C'est un outil interne, fait pour nous faire gagner du temps.

Et il fonctionne.

Mais dès qu'on enlève une première friction, on voit beaucoup mieux celles qui restent.

Le paiement en plusieurs fois

Des familles nous demandent régulièrement s'il est possible de payer le stage en plusieurs fois.

Au début, nous le gérons manuellement, au cas par cas.

Puis nous comprenons que ce n'est pas seulement une demande de confort.

Pour certaines familles, avancer la totalité du prix du stage en une seule fois peut réellement empêcher l'inscription de leur enfant.

Cette question du paiement échelonné devient donc beaucoup plus importante qu'elle n'en avait l'air au départ.

Les documents restent dans les mails

Le formulaire simplifie l'inscription, mais il ne règle pas tout.

Les pièces administratives continuent d'arriver par mail. Il faut toujours ouvrir chaque message, vérifier le dossier, noter ce qui manque puis relancer les familles manuellement.

Le problème n'est donc pas de savoir recevoir un document.

Le problème, c'est de savoir qui a fourni quoi, qui est complet et qui doit encore être relancé, sans passer son temps à reconstruire cette information à partir de dizaines de mails.

Le planning tient encore dans des tableurs

Le planning, lui aussi, fonctionne encore principalement avec des tableurs.

À 15 élèves, on peut encore avoir une grande partie de l'organisation en tête. À 25, cela commence à devenir plus fragile.

Parce qu'un planning de stage n'est jamais figé.

Un professeur change de disponibilité. Un groupe doit répéter davantage. Un élève doit changer de créneau. Une salle devient indisponible. Et chaque modification peut en déplacer plusieurs autres.

À la fin de cette deuxième édition, quelque chose a changé dans notre manière de réfléchir.

Nous ne sommes plus en train d'imaginer des fonctionnalités. Nous avons déjà deux années de problèmes réellement vécus.

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2026 : quand les petits outils deviennent Stageboard

La troisième édition change d'échelle.

Nous accueillons environ 40 élèves, de 7 à 20 ans, en mandoline, guitare, accordéon et piano.

Il faut coordonner :

• 5 professeurs ;
• 4 encadrants BAFA ;
• plusieurs groupes de musique de chambre ;
• 4 salles ;
• plus de 120 cours sur 6 jours ;
• les activités, les repas et toute la vie collective autour.

À cette échelle, continuer exactement comme avant aurait simplement voulu dire multiplier le travail administratif.

C'est à ce moment-là que je décide d'aller beaucoup plus loin.

Le formulaire, les besoins autour des paiements, les documents, les communications et le planning commencent à se rejoindre dans un même outil.

C'est là que Stageboard naît réellement.

Pas à partir d'un cahier des charges théorique. Pas à partir d'une liste de fonctionnalités imaginées dans un bureau.

À partir de trois étés où nous avons rencontré les mêmes problèmes que n'importe quelle équipe qui organise un stage.

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Une inscription qui ne se termine plus dans un tableur

Le petit formulaire de 2025 devient un véritable parcours d'inscription.

Les informations, les options choisies et le paiement sont centralisés au même endroit. L'équipe n'a plus besoin de recopier les données d'un support vers un autre pour reconstruire un dossier.

Mais le changement le plus visible concerne le paiement lui-même.

Les familles gardent le choix : paiement par carte en 1, 2 ou 3 fois, mais aussi virement, chèque ou espèces. Nous ne cherchons donc pas à imposer le paiement en ligne ; nous voulons simplement qu'il soit aussi simple que possible pour ceux qui le préfèrent.

Et dans les faits, le choix est très clair : environ 90 % des familles préfèrent payer directement par carte en ligne.

Pour nous, cela change énormément l'organisation. Moins de chèques à récupérer et à suivre, moins de virements à rapprocher manuellement, moins de paiements à noter dans un tableau. Le règlement est associé directement à l'inscription et nous savons beaucoup plus facilement où en est chaque dossier.

À cela s'ajoute le paiement échelonné. Pour cette édition, le stage coûte environ 550 € et les familles peuvent régler par carte en 1, 2 ou 3 fois.

Le résultat nous surprend là aussi : environ 50 % des familles choisissent le paiement en plusieurs fois.

Ce chiffre confirme ce que nous avions commencé à comprendre l'année précédente. L'échelonnement ne répond pas à une petite préférence de paiement. Pour beaucoup de familles, il rend tout simplement l'inscription plus accessible.

Les échéances sont ensuite gérées automatiquement.

Ce qui demandait auparavant des vérifications, des relances et du suivi manuel devient un fonctionnement normal du stage, sans ajouter du travail à l'équipe.

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160 documents, mais plus 160 petites tâches à suivre de tête

Avec 40 élèves et environ quatre pièces par dossier, nous arrivons à environ 160 documents.

Télécharger un document n'est pas compliqué.

En vérifier 160, savoir lesquels sont arrivés, identifier les dossiers incomplets puis relancer les bonnes familles, c'est autre chose.

Stageboard permet donc à l'organisateur de définir les documents attendus. Les familles les transmettent directement et une vue permet de voir immédiatement quels dossiers sont complets et lesquels nécessitent encore quelque chose.

Les relances peuvent ensuite être automatisées.

C'est un bon exemple de ce que nous cherchons à faire : nous n'essayons pas de rendre spectaculaire une tâche simple. Nous essayons d'éviter qu'une tâche simple, répétée 160 fois, finisse par engloutir plusieurs heures.

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« Je n'ai jamais reçu ce mail »

Il y a une phrase que tous les organisateurs ont probablement déjà entendue :

« Je n'ai jamais reçu ce mail. »

Avant, cette phrase ouvrait immédiatement plusieurs possibilités.

Le mail n'était peut-être pas arrivé. Il avait peut-être été bloqué. Il avait peut-être terminé dans les spams. Ou il avait été reçu, lu, puis oublié quelques jours plus tard.

Et de notre côté, nous n'avions aucun moyen simple de savoir ce qui s'était réellement passé.

C'est précisément de ce problème qu'est née une autre fonction de Stageboard : chaque email envoyé depuis la plateforme est tracé.

Pour chaque destinataire, nous pouvons voir son statut exact : envoyé, reçu, bloqué, lu… Cela permet de savoir immédiatement si le problème vient de la délivrabilité du message ou simplement du fait qu'il n'a pas encore été consulté.

Pour les informations vraiment importantes, nous pouvons aussi demander une confirmation de réception.

Sur le terrain, cela change beaucoup de choses. Au lieu de répondre « normalement, le mail est parti », nous pouvons vérifier ce qui s'est réellement passé et agir en conséquence.

Là encore, cette fonctionnalité n'est pas née parce qu'elle semblait intéressante dans une présentation produit.

Elle existe parce qu'avant chaque départ, nous avions besoin de savoir si certaines informations essentielles avaient réellement été reçues et vues.

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Le planning devient le cœur du stage

Le sujet que j'avais le plus sous-estimé au départ, c'est le planning.

Je pensais d'abord à un problème de construction : placer des cours dans des créneaux, associer les bonnes personnes et éviter les conflits.

En réalité, le planning joue deux rôles.

Il faut évidemment le construire avant le stage.

Mais il faut surtout s'en servir pour piloter la semaine une fois que tout le monde est sur place.

Avec 40 élèves, 5 professeurs, 4 encadrants, plusieurs groupes, 4 salles et plus de 120 cours, l'équipe entend en permanence des questions très concrètes :

« Où dois-je aller maintenant ? »

« Dans quelle salle est ce groupe ? »

« Avec quel professeur est cet élève ? »

« Où est Paul à 14 h ? »

« Cette salle est-elle libre ? »

Avec 15 élèves, on peut parfois répondre de mémoire.

Avec 40, ce n'est plus raisonnable.

Une vue globale pour l'équipe sur le terrain

Stageboard permet donc de construire et de gérer le planning global du stage en reliant les élèves, les professeurs, les encadrants, les groupes, les salles, les cours et les créneaux.

Mais surtout, l'équipe d'organisation conserve cette vision globale pendant toute la semaine.

En quelques secondes, elle peut retrouver :

• le planning d'un élève ;
• le planning d'un professeur ;
• un groupe ;
• une salle ;
• un créneau précis.

Cela change beaucoup de choses sur place.

Au lieu de chercher dans plusieurs feuilles imprimées, d'ouvrir trois fichiers ou de demander à quelqu'un qui demande lui-même à quelqu'un d'autre, l'équipe peut répondre immédiatement.

Le planning n'est donc plus seulement un document préparé avant le départ.

Il devient un tableau de bord terrain.

Un emploi du temps simple et individuel pour chacun

À l'inverse, les élèves et les intervenants n'ont pas besoin de voir toute cette complexité.

Stageboard génère automatiquement un emploi du temps individuel pour chaque élève, chaque professeur et chaque encadrant.

Ces emplois du temps peuvent être imprimés et distribués au début du séjour.

Chacun reçoit uniquement ce qui le concerne : où il doit être, à quelle heure et avec qui.

Pendant ce temps, l'équipe d'organisation garde la vision complète dans Stageboard.

Un planning simple et individuel pour chacun, une vision complète pour l'équipe organisatrice.

C'est cette combinaison qui nous manquait réellement auparavant.

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Nous n'automatisons pas la pédagogie

Quand j'ai commencé à travailler sérieusement sur le planning, mon premier réflexe de développeur a été assez prévisible : essayer d'imaginer un algorithme capable de générer automatiquement le planning parfait.

J'ai vite compris que ce serait une mauvaise direction.

Un planning de stage n'est pas seulement une équation de disponibilité.

Il y a des décisions pédagogiques derrière chaque journée.

Qui doit travailler avec qui ? Quel groupe a besoin d'une répétition supplémentaire ? Quel élève risque d'être fatigué ? Quelle séance vaut mieux placer au début de la semaine, et laquelle doit attendre que le morceau ait déjà été travaillé ?

Ces décisions appartiennent aux professeurs et à l'équipe pédagogique.

Le rôle du logiciel n'est pas de les remplacer.

Stageboard doit aider à manipuler le planning, gérer les contraintes, signaler les conflits et rendre les modifications plus simples.

Mais la décision reste humaine.

Nous n'automatisons pas la pédagogie. Nous automatisons la vérification.

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Le mardi soir et les 49 plannings à corriger

Le meilleur exemple de cette philosophie est probablement arrivé un mardi soir pendant la troisième édition.

Nous faisons un point avec les professeurs après la journée.

Et, comme souvent dans un stage, le planning théorique rencontre la réalité.

Certains élèves ont besoin d'un cours supplémentaire. D'autres doivent déplacer un cours. Quelques séances peuvent être supprimées. Plusieurs groupes de musique de chambre ont besoin de répétitions supplémentaires.

Rien d'anormal.

C'est même précisément pour cela que l'équipe pédagogique fait des points réguliers.

Le problème, cette année-là, c'est que les plannings individuels avaient déjà été imprimés et distribués.

Environ 49 plannings papier devaient maintenant refléter les changements.

Nous les avons donc repris manuellement, au stylo, un par un.

Nous y avons passé une bonne partie de la soirée.

C'est de cette soirée que sont nées les bandes rectificatives.

L'idée est simple : une fois le planning global modifié dans Stageboard, nous n'avons pas besoin de réimprimer intégralement tous les emplois du temps concernés.

Le logiciel peut générer uniquement le morceau du planning individuel qui a changé.

On l'imprime, puis on le colle sur le planning déjà distribué.

Ce qui nous avait pris une soirée peut désormais être réglé en quelques minutes.

Et surtout, personne n'a eu cette idée devant un tableau blanc en se demandant quelle fonctionnalité pourrait être originale.

Elle est née parce qu'un mardi soir, nous avons réellement corrigé 49 plannings au stylo.

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Trois étés plus tard

En 2024, nous étions 15 élèves.

En 2025, environ 25.

En 2026, environ 40.

En trois éditions, le stage a presque triplé.

Et pourtant, la troisième édition nous a demandé moins de travail administratif que la première.

Ce n'est pas parce qu'il y avait moins de choses à gérer. Il y en avait beaucoup plus.

C'est parce qu'une partie du travail répétitif avait enfin cessé de reposer sur notre mémoire, nos boîtes mail et nos tableurs.

Aujourd'hui, Stageboard nous aide à centraliser les inscriptions et les paiements, proposer le paiement en plusieurs fois, récupérer les documents, relancer les dossiers incomplets, suivre les communications importantes, construire le planning, générer les emplois du temps individuels, les imprimer, garder une vue globale sur le terrain et absorber beaucoup plus facilement les changements de dernière minute.

Mais ce n'est pas cela, au fond, qui compte le plus.

Le logiciel ne remplace pas l'organisateur. Il lui retire les tâches répétitives pour qu'il puisse réellement organiser son stage.

Pour Marine, cela veut dire plus de temps pour les élèves, les professeurs, les groupes et la musique.

Pour moi, cela veut dire que trois années d'observation, de petits outils et de problèmes très concrets ont fini par donner naissance à un logiciel que nous aurions aimé avoir dès le premier été.

Si vous organisez vous aussi un stage sportif, musical, artistique, éducatif ou associatif, certaines scènes de cet article vous sont probablement familières : inscriptions dispersées, paiements à suivre, documents manquants, relances, mails importants qu'on ne sait pas si les gens ont lus, planning qui change au dernier moment.

C'est précisément pour ces situations que nous avons construit Stageboard.

Il ne vient pas d'un cahier des charges théorique. Il vient de trois années à organiser nous-mêmes un stage, à rencontrer ces problèmes sur le terrain et à chercher, édition après édition, une meilleure façon de les gérer.

Si vous préparez votre prochaine édition, Stageboard est là pour vous aider à passer moins de temps sur l'administratif — et davantage sur le stage lui-même.